EL FUTURO DE LOS EVENTOS

Desde la declaración del estado de alarma el pasado 14 de marzo de 2020, el mundo de la organización de eventos sufrió un gran varapalo del que todavía hoy está tratando de recuperarse y levantar cabeza.

Eventos que a principios de año contemplábamos como normales, nos parecen hoy impensables: grandes aglomeraciones de gente, sin distancia social, sin mascarillas ni gel desinfectante… Todo eso quedo atrás. ¿Significa esto el fin de los eventos presenciales?

Ni mucho menos. Cual ave fénix, vemos como las agencias de eventos han renacido de sus cenizas para darle una vuelta y seguir ofreciendo eventos adaptados a la nueva normalidad. 

El martes 13 de octubre y desafiando a la mala suerte, acudimos a una reunión de agencias organizada por Eventoplus en el Palacio de Neptuno de Madrid, donde se desgranaron las claves del sector en la nueva normalidad. ¿Qué ha cambiado y cómo podemos estar preparados para triunfar con eventos adaptados a este nuevo mundo?

Reunión de agencias con Eventoplus
Reunión de agencias en el Palacio de Neptuno de la mano de Eventoplus (Foto: Eventoplus)

Nuevas normas

Antes de ponernos manos a la obra, es importante tener presente la normativa vigente en cada lugar y fecha para no contravenir las recomendaciones sanitarias. Las limitaciones de aforo, el uso obligatorio de mascarilla o el respeto de la distancia de seguridad no deben suponer un impedimento para llevar a cabo un evento dentro de nuestra estrategia de marketing.

Actualmente, en Madrid, el aforo para eventos corporativos se reduce al 75%, y hasta el 40% si este se realiza en una sala multiusos. La preasignación de butacas será requerida en todos aquellos eventos que se realicen en espacios con dicha configuración. 

El Ministerio de Sanidad ha lanzado una serie de recomendaciones para eventos y actividades multitudinarias en el contexto de la nueva normalidad que puedes consultar aquí. También te recomendamos que estés pendiente del BOE para cualquier cambio que se produzca.

¿Qué pasa con el catering?

El catering se presentaba como uno de los pilares de los eventos, un momento donde la gente interactuaba entre sí alrededor de la comida y la bebida gracias a la distensión de ese instante. ¿Es posible seguir ofreciéndolo adaptándose a la legislación vigente?

Sí, lo es. Diferentes empresas de catering ofrecen su servicio de restauración en cajas. Sus food box se adaptan a cada tipo de evento y pueden ser recogidos por parte de los asistentes en puntos con cero contacto. Pero, además, han dado un paso más allá. Ante el auge de los eventos virtuales, ahora ofrecen también su servicio a domicilio, permitiendo que la gente disfrute de su food box desde su casa, involucrándose más en el evento.

¿Cómo afecta la nueva normalidad a los espacios para eventos?

La mayoría de los venues se han visto afectados en un aspecto fundamental: el aforo. Este se ha visto reducido, y los espacios se han puesto las pilas para cumplir con todas las medidas. Destacamos los nuevos protocolos, como la desinfección a la entrada de los mismos, o el escalonado de las entradas y salidas del recinto (citar a la gente por tandas a diferentes horas nos hace evitar estas colas y aglomeraciones).

Pero, ¿es posible la reinvención? Ante el auge inicial de los eventos virtuales, ahora los eventos híbridos se presentan como una solución para alcanzar a un mayor número de personas. Esto ha supuesto un mayor interés por tecnologías que permiten el streaming y que supongan alcanzar a un mayor público que limitarse solo al presencial.

También vemos ejemplos de diferentes espacios que han incorporado un nuevo servicio: el plató de televisión. Este espacio ofrece una serie de servicios audiovisuales que van desde diferentes pantallas, a servicio de streaming y realización, escenarios virtuales, realidad aumentada, hologramas… un sinfín de posibilidades para hacer que tu evento sea accesible desde cualquier punto del planeta y se convierta en una experiencia de marca sin barreras de acceso.

¿Son necesarias las promotoras de eventos?

Ahora más que nunca, contar con azafatas en tu evento es fundamental. Estos profesionales de los eventos serán los encargados de guiar a los asistentes y recordarles las normas de seguridad aplicables en cada evento y velar por que la normativa se cumpla.

A las uniformidades de los promotores, se suma ahora un nuevo ítem que podemos usar para seguir creando imagen de marca: las mascarillas. Es interesante fabricar mascarillas con la imagen de nuestro evento como complemento para los uniformes.

Otros aspectos a tener en cuenta

Siempre hemos contado con un registro de asistentes, pero este es ahora más necesario que nunca en caso de rebrotes o posibles contagios. Contar con una lista detallada de personas y un teléfono de contacto para poder ponerse en contacto con ellas después del evento si esto fuese necesario se hace más indispensable que nunca.

Y vosotros, ¿habéis acudido a algún evento durante los últimos meses? ¿Cuál ha sido vuestra experiencia?

En Grupo WDi creamos tu evento ideal adaptado a la nueva normalidad. ¿Hablamos?