PRODUCCIÓN DE EVENTOS: ¿QUÉ PASA ANTES, DURANTE Y DESPUÉS?
Publicado el 13/04/2022
Produccion de eventos

¿Sabes qué hay detrás de un evento? Sí, hablamos de todos los entresijos de producir un evento. Cómo se llega al evento, esos últimos preparativos antes de que sea lo que ven los consumidores y qué pasa después, cuando se apagan las luces.

Cualquier profesional sabe que la preparación antes de un evento no es poca broma, y por eso contar con alguien que tenga en cuenta todos los procesos y detalles es una parte fundamental de la producción de eventos.

Sin embargo, hay ciertas cosas para tener en cuenta que cualquier persona, profesional o no, debe saber; y esas son las fases de la producción de eventos.

Una vez que hemos decidido cuál es la temática de nuestro evento, qué objetivos queremos conseguir y quiénes van a ser los asistentes, entramos en la producción del evento.

PRODUCCIÓN DEL EVENTO

Ahora que ya tenemos claro los primeros puntos para tener en cuenta, es hora de ponerse manos a la obra. Entramos en la parte de organización. Coordinar a todos los equipos, saber qué necesitamos y para cuándo tenerlo preparado.

Necesitamos detectar qué necesidades tenemos y qué pide el evento. Por esto se ha de realizar una investigación previa. Hay que visitar el espacio para conocer las medidas y saber qué tipo de implantaciones se pueden realizar y qué tipo de montajes son los adecuados.

Pre  producción de eventos, el montaje
Montaje de cartelería para el evento Barbie X MAC

Además, en la producción de eventos también hay que tener en cuenta la iluminación, los servicios de catering en caso de que sean necesarios, el staff que servirá de apoyo en el evento…

Todo esto es necesario apuntarlo en una lista e ir revisándolo de manera que nos aseguremos de que no falte nada y todo esté listo. También es un punto a favor incluirlo en un presupuesto global para no contar con gastos inesperados.

La preproducción de un evento es casi la parte más importante de todo el evento, y es que sin ella no se llega al evento en sí. Es necesario trabajar con un timming, ya que la organización depende de varios factores:

-El alquiler del espacio.
-Las fechas
-Contrato de artistas (en caso de que haya), y sus necesidades
-El diseño de las piezas
-El alquiler (o compra) de mobiliario
-Los proveedores
-La fabricación de todos los materiales necesarios
-La contratación de una agencia de personal
-La implementación y los montajes
-Pruebas de iluminación y sonido
-Los permisos necesarios

Estos son solo alguno de los checks que tu lista debe tener.

EL EVENTO.

Producción de eventos, control de iluminación y sonido

El día del evento ha llegado. No podemos simplemente dejar que las cosas sigan su curso y cruzar los dedos para que vaya lo mejor posible. Es necesario que haya un responsable que se encargue de que todos los montajes están donde deben estar. Que el personal esté formado y sepa lo que tenga que hacer para asistir a los visitantes. Que todo este bien comunicado y señalizado para que los asistentes sepan a dónde tienen que ir, cuál es el programa del evento o dónde se encuentra cada cosa. También es importante hacer pruebas de sonido, iluminación o pantallas para que no haya problemas de directo.

Es por eso por lo que una persona que se encargue de revisar que todo está a punto y que, en caso contrario, reporte incidencias, es fundamental durante un evento.

Además, los organizadores del evento son una parte importante del mismo, por lo que genera buena imagen que estén presentes, controlando la situación y dando una sensación de seguridad más que necesaria.

POSTEVENTO

Una vez el evento finaliza, aún quedan cosas por hacer. De hecho, quedan cosas por deshacer. Todos los montajes tienen que volver al almacén, y para eso se necesita a un equipo de montaje y desmontaje. También es hora de proceder con los pagos de todo el equipo implicado, los informes finales, ya sean para cliente o agencia, el material para redes…

Todos estos detalles son los que ponen un lazo y hacen la diferencia entre un evento con una buena producción y organización y los que no.

Ahora que ya conoces qué hay entre bambalinas sabes lo primordial que es que alguien pueda gestionar tu evento desde el pre hasta el post, asegurándose de que todas las fases y cabos quedan atados y todo sale perfecto.

El hecho de no tener que recurrir a terceros para poder realizar tu evento es una ventaja. Si crees que necesitas un empujón para realizar tu próximo evento, ¡cuenta con nosotros! Después de 10 años creando las mejores experiencias, podemos ayudarte con tu nueva aventura.

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